5 dicas para manter a sua documentação em dia

Quando falamos em manter a documentação de um imóvel comercial em dia, muitas pessoas começam a se revirar em suas cadeiras ao lembrar de licenças e alvarás que estão próximos da data de validade e processos de renovação.

Sem dúvida, não é uma tarefa fácil organizar uma empresa para que ela esteja sempre dentro da Lei no que tange à documentos regulatórios, mas internalizar alguns conceitos de organização e responsabilidade podem reduzir muitos riscos e trazer ótimos resultados.

Conheça abaixo nossas dicas para tornar o cuidado com os documentos regulatórios uma rotina em sua empresa.

5 dicas para manter a sua documentação em dia

1. Mapeie todos os documentos

Quais são os documentos que a sua empresa precisa para operar? Cada local e atividade prevê um conjunto específicos de licenças e autos de vistoria e criar uma lista com todos estes documentos necessários é o primeiro passo para organizar seu dia-a-dia. Você pode reunir esta informação com o auxílio de uma consultoria especializada ou ainda realizando uma pesquisa digital ou até mesmo presencial na prefeitura de sua cidade e órgãos competentes.

2. Conheça o status de cada um

Agora que você já sabe quais são os documentos necessários para o seu negócio, é hora de fazer um inventário de todas as licenças que sua empresa já possui e aquelas que deve providenciar. Inclua neste levantamento o prazo de validade de cada documento e informe-se sobre o processo de renovação para saber qual a antecedência necessária para inicia-lo. Um sistema especialista em gestão de documentos pode facilitar esta rotina.

3. Defina um responsável ou uma equipe responsável

Definir um responsável em manter os documentos da empresa em dia é tão importante quanto definir um líder para projetos de TI, por exemplo. Este profissional fará o acompanhamento de todo o processo de obtenção, manutenção e renovação das licenças. Será responsável pelas solicitações e cobranças de documentos necessários e irá prestar contas à gestão do status de cada um.

4. Ética em primeiro lugar

Documentos regulatórios não são exigidos por mera formalidade ou burocracia. O responsável designado, bem como os gestores da empresa devem garantir que as regras da legislação estão sendo seguidas e atuar sempre com ética e transparência, ficando longe de processos fraudulentos. As consequências são sempre desastrosas e a imagem do seu negócio está em jogo.

5. Procure especialistas na hora de terceirizar processos

Alguns processos são bastante detalhados e nem sempre a lei é totalmente clara e fácil de entender, por isso, se a sua empresa não mantém profissionais exclusivos para cuidar da documentação ou ainda, se mantem mais de uma unidade em operação, vale a pena terceirizar processos documentais. Para escolher um parceiro, leve em conta a estrutura, o conhecimento e a experiência da empresa e dos profissionais envolvidos. Informe-se, pesquise, peça referências e faça uma escolha consciente.

Com estas 5 dicas para manter a sua documentação em dia, esperamos tornar o seu dia a dia um pouco mais fácil ao lembrá-lo que é sempre possível melhorar processos dentro da nossa empresa. Não tenha medo em abandonar antigos modelos e quebrar paradigmas. Esta é a única maneira de conquistar novos patamares de eficiência.